この記事はPodcastの書き起こしです
こんにちは、滝沢直人です。
いよいよ4月も最終週となりました。
今月は「仕事が劇的に変わる！最新効率化テクニック」というテーマでお届けしてきました。
そして今週は、このシリーズの集大成として「1週間で1ヶ月分の仕事を片付ける時間バッチ処理術」についてお話しします。
「1週間で1ヶ月分の仕事」って聞くと、いやそれは無理でしょって思われるかもしれません。
でも、これは決して誇張ではなく、適切な「バッチ処理」（一括処理）をすることで実現可能なことなんです。
ちなみにバッチ処理っていうのは、類似タスクを一括処理するってことです。
実は、このポッドキャストも「バッチ処理」の一例です。
僕は最近、毎月月初に1ヶ月分のエピソードをまとめて収録しています。
リアルタイムに届けたいことがある時は差し替えしたりもするんですけど、4週分を1日で撮り終えることで、残り30日間は他の仕事に集中できるようになりました。
今日のエピソードを聞くことで、あなたも同じように業務の最適化が実現できるはずです。
それでは、具体的な内容に入っていきましょう。
なぜバッチ処理をすると効率が上がるのか？
まず、「なぜバッチ処理が必要なのか」についてお話しします。
普段の仕事の進め方を思い浮かべてみてください。
多くの人は、朝メールをチェックして返信したり、SNSを更新したり、少し作業して、また別のメールに対応し…といった具合に、様々なタスクを行ったり来たりしながら1日を過ごしています。
次々と入ってくる要求に反応しながら仕事を進めていく方法ですね。
一見効率的に見えますが、実はこの方法って結構効率が悪いんですよ。
人間の脳はタスクを切り替えるたびに、エネルギーを消費し、集中力が低下します。
あるタスクから別のタスクに移るたびに、脳は再度集中状態に入るまでに20分くらいかかるというデータもあります。
例えば、ブログ記事を書いている最中にメールの通知が来て確認すると、その後記事作成に戻っても、すぐには元の集中状態に戻れないんです。
僕は昔から短期集中して1つのタスクを終わらせる癖があるんですけど、あれこれ同時並行していたら多分今より仕事のスピード感ってかなり遅くなってたと思います。
端的に言えば、「同じ種類の作業をまとめて行う」だけで効率が上がります。
例えば、メール対応を1日3回の決まった時間だけにする。
SNS更新は週に1日だけまとめて作って予約投稿しておく。
コンテンツ制作は特定の日にだけ集中して行う…といった具合ですね。
例えば動画コンテンツを作るにしても、資料作成から編集まで1本ずつやるのではなく、まずは10本分の資料作成を終わらせて、次に10本収録して、最後に10本まとめて編集したり外注したりっていう感じですね。
バッチ処理に適した業務と実践例
次に、「バッチ処理に適した業務と実践例」についてご紹介します。
1.コンテンツ制作のバッチ処理
まず一つ目は「コンテンツ制作のバッチ処理」です。
例えば、このポッドキャストの収録の場合で見てみましょうか。
以前は毎週1回、収録→編集→公開、そしてブログに文字起こし版を投稿するっていう流れで進めていました。
でも今は、月の特定の1日だけを丸々収録日として確保し、4回分のエピソードをまとめて収録して予約投稿しておくようにしています。
なぜこれが効率的かというと、「準備」と「実行」を分離できるからです。
まず月初めに4回分のテーマと構成を一気に考えます。
そして収録日に4回分を連続して撮り、あとは編集を外注します。
しかも、エピソード同士の一貫性や関連性も高まるし、続きの話をしやすいので毎週思いつきでやるよりも意味のあるコンテンツになりやすいです。
2.会議や打ち合わせのバッチ処理
2つ目は「コミュニケーション業務のバッチ処理」です。
メールやSNSのメッセージ対応は、小まめに行うとその度に集中が途切れてしまいます。
僕は基本的に打ち合わせ業務とか入れないようにしてるんですけど、必要な時は特定の日にまとめて対応できるようにしています。
作業に集中して、zoom会議して、また作業してzoomして、、となると集中力が吹っ飛ぶんですよ。
それなら2件連続でzoomで話して、終わってから作業に集中した方が圧倒的に集中できるしタスクも進みます。
3.ルーティン業務のバッチ処理
3つ目は「ルーティン作業のバッチ処理」です。
これは個人経営の方とかフリーランスの方には特に大事ですね。
経理処理、請求書発行、データ入力とか、定期的に発生する業務は、日々少しずつやるより、週に1回や月に1回まとめてやった方が効率的です。
例えば僕は、経費の処理とか支払い処理をだいたい月末にまとめてやってます。
まぁ大した作業量じゃないですけど、決済する度に頭を切り替えて整理するよりはまとめてやった方が効率的です。
1週間単位で業務をブロック分けしてみる
このバッチ処理を実践するには、1週間単位で時間の使い方を設計することをおすすめします。
具体的には、1週間のスケジュールを大きなブロックに分け、同じ種類の活動を特定の時間帯や日にまとめるという方法です。
今日は資料制作だけする日、今日は収録だけする日、今日はメルマガをまとめて書く日、みたいな感じですね。
これを踏まえて、理想の週間スケジュールを設計していきます。
たとえば、週の前半にクリエイティブな仕事（コンテンツ制作や企画立案）を集中させ、週の後半はデータ分析とか情報整理を配置するみたいな感じですね。
このように1週間の流れをデザインすることで、「今日は何をするべきか」を考える時間が省け、自然と効率の良い働き方が習慣化していきます。
本日のまとめ
今日は「1週間で1ヶ月分の仕事を片付ける時間バッチ処理術」についてお話ししました。
ポイントをおさらいすると：
- タスクの切り替えは集中力を奪うので、同じ種類の作業はまとめて行う
- コンテンツ制作、コミュニケーション、ルーティン作業など、業務ごとにバッチ処理を考える
- 1週間単位で時間をブロック分けし、効率的な働き方をデザインする
明日から試してほしいのは、あなたの業務の中から一つだけバッチ処理に適したものを選び、今週のカレンダーに「バッチ処理の時間」として30分〜1時間のブロックを設定してみることです。
例えば、「月曜日の13時から18時はウェブ制作に集中する」みたいな感じです。
この小さな一歩から始めて、少しずつバッチ処理の範囲を広げていくことで、タスクの処理スピードが劇的に変わるはずです。
これで4月のシリーズ「仕事が劇的に変わる！最新効率化テクニック」は終了となります。
AIの活用、Notionでの情報管理、クラウドソーシングの活用、そして今回の時間バッチ処理。
これらを組み合わせることで、あなたの生産性は格段に向上するはずです。
5月のテーマについては、また来週お伝えする予定です。どうぞお楽しみに！
あ、希望のテーマとかあればぜひお気軽にコメントしてくださいね。
本日も最後までお聞きいただき、ありがとうございました。
それでは、また！
